Чек лист организатора чайного чемпионата

5 лет Чайная студия выступала организатором национального чайного чемпионата. И за эти годы накапился опыт, которым с одной стороны стоит поделиться, а с другой стороны понимаешь, насколько все индивидуально в контексте каждой страны. Кроме субъективности, вторая сложность, возникшая при написании данного материала, была связана со структурированием этого самого опыта, с выделением основного и второстепенного, но, зачастую, не менее важного. Поэтому весь текст разбит на две части: базовые вещи про подход и формат, и разного размера важности в алфавитном порядке. Получился своеобразный алгоритм, в который встроен мой опыт.

 

Как стать организатором: шаг 1

Для того, чтобы стать организатором национального чемпионата нужно как минимум иметь любовь к чаю, смелость рискнуть и понимание зачем, а как максимум – все козыри в кармане. Но без минимума, даже при наличии всех козырей, на мой взгляд – никак. Козырей я условно насчитала 8. Если у вас как минимум половина на старте, то это уже неплохо.

К моменту самого первого чемпионата в Беларуси (2015 год) у меня была мотивация, любовь к чаю и примерно половина козырей. Из них 10 лет чайного пути и чайная студия, знание структуры и правил чемпионата, наличие времени, ведение чайной школы.Я еще не знала, кто меня поддержит, но мне почему-то верилось, что такую хорошую идею сложно не поддержать.

С опытом пришло понимание, что кроме идеи, миром правят финансы, а страх выступать у участников может быть сильнее желания выиграть, что команда это поддержка, но вся ответственность все равно на тебе, и что можно три месяца вкладываться в мероприятие, а в результате хорошо, если просто покроешь расходы и кто-то скажет спасибо. Но, с другой стороны, это бесценный опыт нетворкинга и обмена опытом. Чайные люди знакомятся и пусть не дружат, но хотя бы чувствуют себя частью определенного сообщества. Некоторые участники чемпионата открывают для себя новые дороги и реально растут в профессиональном плане. И понимаешь, что это сложно, но нужно.

По-прежнему хочется, чтобы партнеров было больше, и чтобы этот праздник создавался общими усилиями, а не группой энтузиастов. Чтобы исчез страх заявляться, а вместо этого пришло осознание, что процесс не менее важен, чем результат. Но всегда между видением и реализацией – путь.
 

Чтобы на него встать, надо ответить для себя на несколько вопросов для начала:

Материализована ли ваша любовь к чаю в форму магазина, студии, сайта, клуба или компании? Это дает больше доверия и шансов для поддержки со стороны сообщества.
Есть ли у вас свободное время? Качественная подготовка потребует время. У меня это занимает три месяца полноценного включения в процесс.
Есть ли у вас понимание, каких партнеров вы будете привлекать? Чемпионат поддерживают прежде всего привлеченные партнеры, и нет хорошего дяди, который на это дает деньги со словами: «делай что хочешь и ни в чем себе не отказывай».  В обязанности национального организатора входит,  кроме расходов на мероприятие, оплата билетов победителей на международный чемпионат.
Знаете ли вы, где и как будете набирать участников и судей?
Кого вы привлечете в команду и на какой основе?
Откуда будете привлекать волонтеров?
Есть ли у вас четкое понимание целей и задач мероприятия для вас самих, для сообщества и для страны в целом? Этот вопрос стоит задать себе прежде всего. Вам его будут задавать многие, и на него надо отвечать, желательно честно и убедительно.
Знаете ли вы с правилами чемпионата и готовы ли подписать соглашение с держателями идеи? Чемпионат - не самодеятельность, а четкая и продуманная структура с правилами.

 

Как организатору выбрать формат: шаг 2

Дальше надо выбрать формат мероприятия. Их условно можно разделить на два. Самодостаточный и встроенный в площадку более крупного мероприятия.  У каждого из них свои преимущества и недостатки.
Самостоятельных мероприятий у нас было 4, и все в разных местах: культурная галерея одного раскрученного интернет-портала страны, в китайском пятизвездочном отеле, в национальном художественном музее и в парке развлечений. Их плюсы:

- Антураж и атмосфера.  Отдельное мероприятие - это всегда хорошая возможность создать именно чайную атмосферу, которая важна для чайного сообщества. Это и уют, музыка, оформление, плюс фестивальная программа из семинаров, мастер-классов, развлечений. И такое мероприятие собирает у нас каждый год от 1000 до 2000 людей, которые идут именно на нее.

- Самостоятельное мероприятие дает возможность играть по своим правилам, выбирать, например, дату, время начала и окончания мероприятия, объем площадки, которую хочется занять. Мы всегда выбирали выходные дни, когда планировали сами. Но когда пришлось встраиваться в выставку, она проходила с 10 до 18 в рабочие дни и многие из-за этого не попали на чемпионат.

- Статистика по посещению, обратная связь более понятная и прозрачная, ее не надо процентно вычислять из общего количества посещений большой выставки. Понятно, сколько точно пришло на чай.

- Самостоятельное мероприятие позволяет сделать вход по билетам и немного пополнить бюджет. Но обычно половину, а то и всю выручку забирает место в обмен на бесплатную аренду.

Сложность самостоятельного мероприятия:

- реклама ложится полностью на собственные плечи.

- логистика своими силами.

Плюсы формата, когда чемпионат встроен в другое мероприятие:

- логистику берет на себя площадка.

- площадка усиливает рекламную компанию своей, и расширяет круг посетителей.

Нашим партнерам больше нравились мероприятия самостоятельные, где им удавалось отбить свое участие и привлечь новых клиентов, плюс атмосфера. Поэтому самыми популярным оказались мероприятия в китайском пятизвездочном отеле и в парке развлечений. В каждом формате находились новые возможности. Но пока не могу сказать, что идеальный формат найден. Посетителям больше всего понравилось, когда чемпионат-фестиваль проходил на огромной площадке и был настоящим чайным праздником с очень душевной атмосферой, отличной летней погодой и множеством площадок.

 

Важные и не очень пункты (в алфавитном порядке)

 

АНИМАТОРЫ – много людей на мероприятие приходят с детьми, поэтому у нас всегда была детская площадка с аниматорами. Мы сотрудничали по бартеру, в обмен на рекламу и чай.

 

БЮДЖЕТ  из мелочей вырастает в большие суммы. Обычно бюджет включает: билеты победителей на международный чемпионат (одна из основных статей расходов), расходы судей (дорога и питание), аренда места, оплата фото и видео оператора, расходы на сайт, оплата работы дизайнера, печатная продукция (баннеры, роллапы, инфостены, листовки и плакаты), реклама на радио, на сайтах и соц сетях, где могут быть потенциальные посетители, передники для конкурсантов, продукты и ингредиенты для организаторских напитков, гонорар ведущего чемпионата, призы для участников, канц товары, майки и питание для волонтеров, работа звукооператора. Не стоит забывать про гонорар организатора, но на него практически никогда не оставалось после закрытия всех дыр. Один раз вышли в небольшой плюс, остальные разы почти в ноль.

 

ВОЛОНТЕРЫ нужны, и лучше не очень много: помощь участникам на сцене и в комнате для подготовки, встреча посетителей, помощь судьям, выступающим лекторам. А на большом чайном фестивале на каждой из площадок. Мы искали их среди знакомых, и если не хватало - в интернете. Важно волонтеров благодарить подарками и кормить!

 

ДЕНЬГИ это то, о чем часто думает организатор – где их взять, и как можно договориться на бартер. Мы договаривались со знакомыми на частичный бартер по печати продукции или по организации выступлений. Все выступления мастеров и лекторов у нас были бесплатные. Основной доход это взносы партнеров за аренду места и рекламу. Один раз кассу пополнили проданные билеты. Также у участников был небольшой взнос участия. Если вначале партнерами были только чайные магазины и вода, то потом партнерами разной степени величины становились фуд корты, ремесленники. Мы также активно по бартеру привлекали инфопартнеров (журналы, инфопорталы), от 7 до 12.

 

Ё-МОЕ это неизбежно. Это возглас организатора, когда что-то идет не так. К этому просто надо быть готовым и не корить себя лишний раз – всегда будут те, кто с радостью это для вас сделает.  

 

ЗИМА, а вернее холодное время года (февраль и март) было основным сезоном для проведения мероприятия. Зимой больше хочется пить горячих напитков и меньше других фестивалей. Летом душевнее, но большой риск из-за погоды.

 

ИНСТАГРАММ оказалась самая эффективная соц сеть для нас, плюс  фб и вк. Но минус наш в том, что основная активность там только в период подготовки и проведения мероприятия.

 

КОМАНДА это важно. Идеальная картинка, когда оплачиваемые специалисты вдохновляются идеей и готовы делать гораздо больше, чем их обязанности, а у добровольцев достаточно времени, чтобы встречаться и обсуждать темы, тем самым больше разделяя ответственность. Есть два человека, которым я благодарна за помощь, мои подруги, которые со мной на протяжении всех пяти чемпионатов, и их поддержка для меня важна. Был дизайнер, журналист и пиар менеджер, чья работа оплачивалась, но они делали гораздо больше, чем от них ожидалось. Была попытка в команду привлекать партнеров-спонсоров, но у них так много дел, что времени  или мотивации не находилось.

Из опыта могу сказать, что команда в 3-4 человека самая эффективная и мобильная, при условии, что все справляются с заданиями. Но основная ответственность все равно лежит на организаторе. Главное – не выгореть.

 

МЕСТО для чемпионата лучше выбирать легкодоступное и с парковкой. Интригуют места с изюминками и своей клиентской базой. Отлично, если дружелюбный персонал и все договоренности протоколируются.

 

ПАРТНЕРЫ – мне это слово нравится больше, чем спонсоры. В нем есть потенциал сотрудничества, а не просто денежные отношения. Это одна из самых важных тем при подготовке чемпионата. Они создают колорит и разнообразие, плюс инвестируют и поддерживают. Партнеры всегда просчитывают свою выгоду, прежде всего финансовую, потому что это люди бизнеса, но и идея для них важна. Сейчас у нас есть уже около 5 чайных компаний, которые стабильно поддерживают, и примерно 5-7, кто время от времени.

 

РЕКЛАМА  у нас была на радио, телевидении, в интернете, метро. Плюс мы распечатываем каждый раз афиши и раздаем флаеры. Подключаем партнеров.

 

СУДЕЙ мы вначале набирали из опытных чайных людей, плюс привлекали специалистов из сферы кофе и вина. Потом включили победительницу международного чемпионата. Стараемся каждый год добавлять международный состав, хотя по бюджету слишком далеких судей вытянуть сложно, но важно.

 

ТЕМАТИЧЕСКИЕ ПЛОЩАДКИ у нас были с лекциями по психологии, лекциями и мастер-классами по чаю, восточным единоборствам, творчеству, а также была площадка для детей.

 

УЧАСТНИКОВ набирать до сих пор сложно. В основном идут те, кто прошел чайное обучение, или работает в чайном заведении, в баре или кофейне. Есть те, кто участвует несколько раз, но таких единицы.  За 5 лет в разных категориях участвовало около 55 человек.

 

ФОТО И ВИДЕО всегда стоит делать, и искать тех, кто сделает это вкусно и красиво. Это работает на будущее. И создает историю. Плюс видео смотрят конкурсанты последующих годов (так говорят).

 

ЧЕМПИОНЫ пока не особо видят, в чем их будущее кроме участия в международном чайном чемпионате. Это однозначно помогает им расти профессионально, одна победительница международного чемпионата стала судьей национального, два человека благодаря знакомствам на чемпионате получили работу в России в сфере чая, несколько человек стало активнее и глубже заниматься чаем в кальянных, экспериментируя с ним, один бармен открыл свои кофейни и радеет за знания по чаю своих сотрудников. Это те истории, которые я знаю, но наверняка есть еще, о которых мне неизвестно.

Какие-то буквы алфавита не захотели заполняться информацией, наверное, оставив что-то на будущее. Буду рада, если что-то из написанного пригодиться.

 

Алена Величко